如何准备开放参观活动
当下，越来越多的企业开始组织开放参观活动。一般而言，这类活动都是由秘书部门组织实施的。那么，如何才能准备好开放参观活动呢？可参照以下步骤进行：
一、拟订参观活动方案
1.确定开放参观活动的主题
开放参观活动的主题，就是组织通过这一活动所要达到的目的和希望取得的效果。通常组织参观活动无非就是想要扩大组织的知名度，提高美誉度；促进组织的业务拓展；增强员工或家属的自豪感和归属感；促进员工之间的情感交流以及向心力的融合。作为秘书人员，首先应明确参观活动的主题，才能围绕主题展开切合主题的活动。
2.确定开放参观的内容
开放参观的具体内容应根据主题来确定。参观的内容一般包括：
（1）情况介绍，事先应准备好简明生动、印刷精良的宣传小册子。
（2）现场观摩，让参观者参观现场。如：生产线流程、卫生、企业文化等。
（3）实物展览，参观组织的成果展览室，一般包括可以陈列的资料、荣誉证书等实物。此外，参观活动内容的确定还要考虑到参观者的年龄、身份、兴趣点等。通常应配有解说员或导游，为参观人员提供信息服务。
3.选择开放参观的时间
开放参观最好安排在一些有纪念意义的特殊日子里，如周年纪念日、重大的节假日、开业庆典等。开放参观活动应选择在晴朗凉爽的春秋季，不宜选择雨天、酷暑或寒冬季节。
4.确定邀请对象
一般性参观常邀请员工家属、社会群众等；特殊性参观常邀请与本组织有特殊利害关系的团体和公众，如政府官员、行政主管部门人员、同行业领导和专家、媒体记者、合作组织等。
5.确定参观规模的大小
确定了开放参观的来宾之后，应制作寄发邀请函或通知，让来宾了解开放参观活动的具体情况，最好让对方发送回执，以确定参观规模，方便进行组织接待。如果只是少数几个人参观，可以向他们多介绍情况，并可适当赠送礼品或纪念品等。如果是较大规模的团体参观，则需按照活动方案与计划，安排好接待人员数量、每次参观人数和开放时间等。通常一次接待15个人比较适当。
6.选择参观的地点（路线）
参观的地点或路线应根据参观主题确定。通常是联系企业文化或企业工作参观。但一般不安排组织的涉密部门或场所作为参观地。
二、参观接待与组织
1.人员准备
（1）在准备参观接待时，需配备了解公司发展史以及公司具体情况的解说人员引领参观，在参观过程中应进行全程陪同与讲解。如果有需要，可给解说人员配备一定的文字稿。
（2）准备服务桌与工作人员进行来客签到工作，并提前准备好备用的签到用具。
（3）如有住宿或就餐地点，应配备迎宾人员以及领路人员。
（4）如果参观时间较长（超过半天），可以配备医护人员，以备不时之需。
2.确定来宾就餐地点以及住宿地点，并在来宾报到时，办理入住手续。
3.必要的话可以适当准备礼品或纪念品，且最好是本组织制造的、或刻印有本组织名称的比较有特色的纪念品，以起到宣传组织的效果。
4.除此之外，场景的布置，物品的陈列，文字说明的准备，人员的分配等也不能忽视。比如工作分配应视不同岗位的工作量和工作人员的个性及工作专长而定，尽量保证大家工作量大体相当，做到事事有人做，人人有事做。
三、送别与总结
开放参观活动的送别和此项活动结束的总结与正常接待工作的内容与要求基本一致，兹不赘述。
