如何进行文件立卷
文件立卷是机关日常工作中办毕文件处置的一个重要方式。如何着手将文件由零散的状态组合成一卷卷案卷？科学的文件立卷工作应遵循一定的程序：
一、制定立卷方案
立卷首先要做的一项准备工作，就是在年初为当年的文件分类先做好一个预案。在这个预案里，根据工作只能预计可能产生的文件，依据立卷有关规定和要求确定立卷范围，并预先分好类目，编制成一个立卷方案。最常用的立卷方案是立卷类目。立卷类目一般由类、条款和编号构成。
二、平时归卷
平时归卷就是立卷人员依据立卷方案将日常工作中办理完毕的文件材料，按类别与条款归入相应卷夹内。应根据立卷类目准备好平时归卷所需的卷夹、卷盒等装具。一般每一条款设置一个卷夹，并标明与立卷类目相对应的条款号和标题。按照条款的顺序，竖直排放在文件橱柜中。在平时文件的收集归卷过程中，应注意检查将一些密切联系的文件收集齐全，如请示与批复、存本与定稿等，根据形成文件材料的实际情况，还应随时修改或增补立卷类目的有关条款内容。
三、调整审核
调整组合是在平时归卷的基础上，按照立卷的要求和方法，对已归卷的文件进行系统的检查、调整、整理，以定卷的过程。具体包括对归卷文件的检查调整、卷内文件的系统排列、拟写案卷标题和领导及档案人员审核等工作。
调整组合通常在当年年底或次年年初进行，即“年终组卷”。这是文件的实际立卷过程。
1.检查调整卷内文件
在定卷前对立卷文件作一次系统检查并调整不适当之处，这是确保案卷质量的必要步骤。检查调整包括：第一，归卷文件是否齐全；第二，归卷文件是否符合立卷要求；第三，归卷文件保存价值是否基本一致；第四，归卷文件数量是否适当。
2.卷内文件排列
检查调整后，对卷内所有文件的先后次序进行系统排列。常用的方法有：（1）按时间先后排列。（2）按重要程度排列。
3.拟写案卷题名
至此已大致定卷，可根据卷内文件拟写案卷题名。案卷题名的基本结构，一般由责任者、问题和文种三部分构成。如有涉及，还应相应表明地区、时间和通讯者。在拟写时应注意符合规范，既要避免将文件题名不加概括地予以罗列，又要防止过于笼统，无法揭示文件内容而影响查找。
4.领导及档案人员审核案卷
部门领导的审核主要是从业务方面对案卷进行把关，秘书的审核则是侧重于从文件和档案工作角度对案卷质量的审核，应按照文件立卷要求和归档要求全面审核包括案卷题名在内的案卷。
四、编目装订
定卷后，可为案卷加上封皮，并进行系统的加工编目，最后装订成卷。归纳起来，有卷内文件编号、卷内文件目录填制、卷内备考表填写、案卷封面填写和装订案卷等具体步骤。
1.卷内文件编号
按所定卷内文件排列的顺序，给卷内全部文件编页号。凡载有信息的一页，左侧装订的编在右上角，右侧装订的编在左上角。以卷为单位，用阿拉伯数字编号。经过编号，可以固定排列顺序，便于查找利用和统计。
2.卷内文件目录填制
卷内文件目录是揭示卷内文件材料内容和成份的索引表。卷内文件目录位于卷首，以便查阅文件。它是手工和计算机检索的工具，是开展各项档案工作的基础。卷内文件目录的项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注共七项，应根据文件规范填写。
3.卷内备考表填写
卷内备考表是注明卷内文件材料需说明情况以备查考的简表。一般置于卷内文件之后。
卷内备考表内容有：本卷情况说明、立卷人、检查人和立卷时间。若本卷没有文件缺损、移出、补充等需说明事项，情况说明栏可不填。立卷人、检查人应该分别亲自签名，以示负责，并填上立卷时间。
4.填写案卷封面
案卷封面既保护卷内文件，又揭示案卷的内容成份。它包括全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件页数、归档号和档号八个栏目。注意档号栏应留待归档之后由档案部门填写。
5.装订案卷
装订使卷内文件集结、固定，以保护文件安全。案卷装订主要是对文件的修整和装订工作，包括去除金属物、补贴加边、折叠对齐、装订诸步骤。装订案卷，可使用硬卷皮以三孔一线法装订，再折成盒状保存；也可采用软卷皮装订，按案卷号排列次序装入卷盒保存。
至此，文件已由单份的个体文件形态转化为案卷，立卷工作可告完毕。
