秘书的说话艺术
【案例】
宋茗是伍兹餐饮（北京）公司公关部经理的秘书。这天下午上司要与北京天府餐饮公司的马总谈合作，约在2点30分，可快3点了马总还没到。于是上司让宋茗与马总的秘书确认一下。宋茗与马总的秘书取得联系，问道：“你能跟马总联系上吗？我们联系不上他。”然后，对方很快给了宋茗答复。
【解析】
在案例中，宋茗应该相信对方也有时间观念，如果来晚了，肯定是路上出现了什么情况。所以，应该体谅对方，不宜使用带有责备意味的话语，直接问对方为什么还没到，而应该用间接的方式探问。无论是与公司内部员工沟通，还是与客户沟通，秘书都要注意说话的方式，尤其是寻问或传达不好的消息，措辞一定要委婉。可以说，说话方式和说话内容一样会影响沟通效果。同样一件事，以富有礼貌、委婉的方式表达，对方接受的可能性就比较大；如果一开口就让对方感到不舒服，他就有可能与你针锋相对。一旦对方产生抗拒心理，有效沟通就只能到此为止了。
用什么方式说话，永远比说些什么重要。秘书作为领导的助手，说话办事都要体现出涵养。
1.注重大局。做事情要有高度，有眼界，才做得对。秘书人员应将工作的眼界置于为全局谋利益的高度，不应计较于一些小小的事情或矛盾，应树立一种整体观念和大局意识，选择最佳方案，实现整体的最优目标，从而达到整体功能大于部分功能之和的理想效果。
2.认清身份。同样的事，同样的话，不同的人做，不同的人说，效果很不一样。例如公司总经理与公司销售部经理之间是上下级关系，无论前者采取何种做事、说话的方式，后者都是会接受的。但总经理秘书与销售部经理之间不存在领导与被领导的关系，因此秘书在说话、做事时应该注意从自身身份出发，说符合身份的话，做符合身份的事，切忌混淆身份，激化矛盾。
3.讲究技巧。有人将说话直接与为人正直混为一谈，其实为人正直是道德品质问题，说话方式是工作技巧问题，两者不能相提并论。只有内容和形式都正确了，说话才能达到目的。比如，秘书发现某部门经理的年度总结中有些数据没有经过必要的处理，他应该怎么做，是当众指出还是私下提醒？这就充分体现了说话技巧的重要性。
4.注重实效。称职的秘书应该与上司形成互补，以自己的工作助推上司成功，弥补上司工作中的失误。所以，秘书应注重工作实效，不能仅满足于充当传声筒，应学会推测上司的真实意图，从注重实效的角度出发，准确地传达信息。这就需要秘书具有较强的领悟能力，并且与上司达到一定的默契度。
参考文献：
1.一平工作室.一平案例（五）[J].秘书，2009（5）：30.
2.赵燕.说话的艺术——从《说话委婉助沟通》谈起[J].秘书，2009（5）：31-32.
