秘书的会务工作
【案例】
林琳是旭君五金（中国）公司营销总监的秘书。这天上午上司参加了一个例行的公司会议，回来后对林琳说，下个月初的市场营销会议将由他主持，让林琳做好会议准备，林琳就会议的相关问题向上司进行了确认，之后付出了大量精力在会议的筹备上，最终，这场市场营销会议取得圆满成功。
【解析】
秘书经常需要帮上司做好会议筹备工作，如准备会议资料、确定会议时间、租用会议场所等。
1.做好会前通知工作。一份合格的会议通知应包括会议名称、召开时间、召开地点、会议议程、与会人员、注意事项以及联系电话等内容。会议召开时间应以24小时制表示。安排会议召开时间时，如果不是紧急会议，那么会议开始时间比上班时间迟15分钟为佳，比如上午8:30上班，会议召开时间应定为上午8:45，留出15分钟让参会人员为参加会议做准备。还有会议通知最好在会议前两天发出，方便参会人员提前调整、安排自己的工作。
2.做好会前准备工作。会议召开前，应根据会议类型、参会人员数量及职位级别布置座位，必要时摆放重要参会人员的姓名桌签（通常用红底黑字）。会议中如需用话筒、投影仪等设备，应提前对设备进行调试，确保使用正常。要准备好充足的水。另外，要准备一些笔记本和中性笔，以应对参会人员忘带笔、本等情况。会议开始之前，秘书人员应该至少提前半小时到场，检查一切事宜。临近开会时，要观察参会人员到场情况，对会前十分钟还未到场的参会人员应电话联系。
3.做好会议中服务工作。包括拍照工作、倒开水工作以及会议记录工作等。任何一项工作的出色完成，都需要讲究一定的技巧。如有时秘书是需要做会议记录的，在做会议记录时，对领导的讲话要尽量多记一些。领导讲话通常采用总分式结构，因此一定要把每段讲话的第一句记下来。也可配置录音笔等设备，对非涉密、非敏感类的会议进行录音，会后再进一步整理。
会议结束后要立即清理现场，检查一下参会人员有没有落下东西。负责做会议记录的助理要及时整理撰写出纪要。找出会议中出现的失误及其原因，及时总结经验教训。这样，下一次召开会议时才能把会务工作做得更好。
参考文献：
1.谭一平.一平案例：需要上司确认的会务工作[J].秘书，2012（1）：28.
2.李锐.如何做好机关内部会议筹备工作[J].秘书，2017（7）：34-35.
