秘书的沟通能力
【案例】
小芸已在公司做了三年秘书，敬业精神有口皆碑。最近她换了上司，是负责研发的公司副总经理。这位新上司让小芸心烦不已，因为他特别喜欢加班，即使没有应酬，也不会在晚上七点半之前离开办公室。小芸的家离公司比较远，路上至少得花两个小时。另外，每周要上一次夜校，还要与男朋友约会。最初一个月，小芸还能坚持在上司离开办公室之后再下班，慢慢地就感到坚持不下去了。
作为职业秘书，小芸一开始就严格要求自己，三年来都是在上司下班后自己才下班，现在这位新上司的工作习惯却让她犯了难。经过一个多月的观察，她发现新上司也不是每天都有什么重要的事，有一次竟然是在网上玩游戏。小芸希望上司能了解自己的苦衷，却不知道怎么开口。直接告诉上司自己家离公司很远，不能每天都加班到七点半？那就是说自己要比上司先下班，这有违她对自己的职业要求，她不能这么做。即使这么说了，上司也不一定会同意，那今后两人就更难相处了。要么“提醒”上司没事就早点下班？这更不行，这种“提醒”是变相的指责，更有违秘书的道德准则。怎么办？思来想去，小芸最后决定辞职，尽管她舍不得这份轻车熟路的工作还有办公室里的同事。在小芸办完所有离职手续最后与上司告别时，上司问她为什么干得好好的要辞职，是不是他这个上司有什么地方做得不好，这时小芸才把心里的苦水倒了出来。
上司这才恍然大悟，但他告诉小芸，自己之所以每天七点半以后才离开办公室，是因为回家的路上有一段在建立交桥，每天上下班时都堵车，所以他总是捱到车流高峰过后才开车回家。“原来是这么大的误会！这种事你怎么不早说？”小芸无言以对……
【解析】
小芸辞职，是因为与上司缺乏沟通造成了误会。沟通能力是秘书从业人员应该具备的重要素质之一，秘书必须具备基本的沟通技巧，以提高沟通效率。无论是与上司的关系还是与同事的关系，都能通过沟通达到一种理想的状态。而且，不仅上司可以影响秘书，秘书也可以影响上司。所以，掌握一定的沟通策略和技巧有利于提高秘书的沟通能力。
1.沟通主体。沟通主体即沟通的发起者，应做到明确沟通目标，先行实施自我沟通，有效沟通的前提是成功的自我沟通，具体来说，就是设想自己是对方，能否认同沟通目标，这样，在与对方沟通时就会采用积极的态度去影响对方；同时，需要采取积极的倾听策略，不仅可以获取有效信息，而且有利于获得对方的信任。
2.沟通客体。沟通客体即沟通的接受者，在日常工作中，秘书的沟通客体主要是领导、同事和客户。沟通之前首先要根据沟通目标确定沟通客体的范围，范围过大或过小都会影响沟通效果。然后要对沟通客体作进一步分析，弄清楚沟通客体对沟通内容的认识如何，对沟通信息、沟通渠道有何期望和偏好等等。
3.沟通信息。要达到良好的沟通效果，应事先组织好沟通信息，以受众为导向组织沟通信息。以受众为导向组织沟通信息，就是以沟通客体策略分析为基础，从对方的特点和需求出发，并结合具体的沟通目标来确定沟通信息的主要内容。同时，设计好沟通信息的结构，有助于提高信息的说服力，如层层深入、以理服人的策略有利于逐步转变对方的认知，适用于秘书自身可信度和权威性较低，或对方注重分析过程的情形。
4.沟通渠道。要达成沟通目标，还要选对有利于增强沟通效果的媒介。随着信息技术的发展，传播信息的媒介变得丰富起来，从以有声语言为媒介的听觉沟通渠道，扩大到了以图文为媒介的视觉沟通渠道。
5.沟通时空。沟通的时间与空间是一种环境语言，环境语言也能帮助沟通者传递信息，因此在实施沟通之前应作好安排。例如与客户或者领导进行面谈，安排在快下班时与安排在上班不久，给对方的感受是完全不一样的。
参考文献：
1.谭一平.职场生存——除了沟通还是沟通[J].秘书，2012（4）：20-21.
