秘书的时间管理
【案例】
小杨是某集团公司的新秘书。这天早上一进办公室，主任就交待她整理一份材料，明天下班之前交稿，说下个星期开会要用。小杨粗看了一下，有20多页，共3万多字。还没来得及坐下，周总来电话，说下午2点他要与财务总监、市场总监和销售总监一起商量工作，让小杨一一通知到。刚放下电话，机要室又给小杨送来一份传真，是一个代理商发来的，说他们的一个副总过几天要来本地办事，要求接待。刚看完传真，办公室主任来了电话，说田副总原定下个月初到电视台为《一周财经观察》节目做嘉宾，现由于时间关系去不了了，让小杨打个电话通知电视台。才喘了一口气，人力资源部又来通知，让小杨填写参加存档新办法讲座的报名表，明天下班之前为报名的最后期限。刚上班就遇到这么多事，小杨的头都炸了。
【解析】
在上述案例中，小杨应分清这些工作的轻重缓急，分清主次地安排它们的先后顺序，制定出合理的工作计划。秘书工作的一大特点是并行的工作多，要一心多用。这就要求秘书必须具备随机应变的能力，分清事情的轻重缓急，在合适的时间做合适的事。
这里可运用NTL分类法。N——Now，即现在必须马上处理的工作；T——Today，即今天应该完成的工作；L——Later，即可以安排在今天以后完成的工作。那么，小杨这天早晨的几项工作就应该这么划分，给主任写报告是T类工作，通知几位总监开会是N 类工作，把传真交给具体经办人是T类工作，给电视台打电话是L类工作，填写参加档案培训的报名表也是L类工作。分出了轻重缓急，小杨就可以按部就班地工作了：首先到行政部门预定4人开会用的小会议室，之后与3位总监联系。下午开会的事落实之后，就去主任办公室，把传真交给主任过目，听取主任对这份传真的指示，并马上把它转给具体经办人。传真的事办妥了，就赶紧整理主任要的材料，争取在当天下班之前完成初稿。至于填写参加档案培训报名表和给电视台打电话的事还不急，先记在本子上，抽空再去办也不迟。
时间是我们每个人的财富，它对我们每个人都是公平的，但是每个人能否有效地利用时间，则有很大的差别。相同的工作量，有的人花4个小时从容处理完毕，有的人花8个小时还感到紧张，这除了与个人工作能力的强弱有关，也与每个人是否善于合理利用时间是分不开的。秘书人员工作多，事务繁杂，很有必要学会合理利用时间，分清工作的轻重缓急，提高工作效率。
参考文献：
1.谭一平.分清工作的轻重缓急[J].秘书，2008（1）：26.
