秘书向上司提建议的方式
【案例】
下午刚上班，公司进出口部的冯经理就给总经理秘书小姗打来电话：“小姗，原定明天下午3点总经理与新疆天山国际贸易公司的谈判，能否改在今天下午3点？”
“提前的原因是什么？”小姗问。
冯经理说:“天山公司的赵总刚接到家里打来的电话，说赵总的父亲心脏病突发住进了医院，生命垂危，赵总希望乘今晚11点的飞机赶回去。”总经理今天下午并没什么特别安排，只是晚上7点半有个客户应酬。于是小姗对冯经理说：“我马上向总经理汇报，尽快给您答复，争取安排在今天下午3点。”
放下电话，小姗来到总经理办公室，总经理正埋头看文件。小姗汇报了天山公司赵总的情况后说：“赵总这事很急，所以，我觉得最好……”
总经理头也没抬，没等小姗说完就抢白道：“你是老板还是我是老板？”
“我……”小姗被总经理的话噎得够呛，不明白自己好心好意提建议怎么会让老板那么反感。
【分析】
秘书给上司提建议是建立良好上下级关系的一个重要途径，但前提是不能伤害上司的自尊心，更不能越俎代庖，干涉上司的选择，所以要格外注意提建议的方式。如果秘书一味强调自己的想法，容易让上司产生反感，觉得秘书自以为是，即使勉强接受了建议，心里也会不舒服，从而影响双方的关系。提建议时首先要识别上司当时的情绪。如果上司当时的情绪比较好，就可以大胆提，否则就暂时不要提。其次要换位思考，找到一种上司乐于接受的方式。
在案例中，总经理下午没什么特别安排，3点钟见赵总是个不错的建议，总经理应该不会反对，但是小姗的说话方式让人难以接受。“我觉得最好……”带有命令的语气，所以不管这个建议是否合理，上司都会本能地拒绝。如果换一种说法：“今天下午您没有什么特别安排，谈判改在下午您觉得如何？”这样的语气是向上司请示，上司会感受到秘书对自己的尊重，加上建议本身具有合理性，上司会爽快接受。
提建议的方式很多，秘书给上司提建议最好采用以下几种方式：
第一，“……您觉得怎样？”这是一般性的建议，比如：“老板，我看这个协议还可以，您觉得怎样？”
第二，“……这样不行吧？”这是引导上司说“是”的建议，比如：“老板，这个协议里说要增加50%的投资，这样不行吧？”
第三，“A和B，还有C三种方案，您看哪个合适？”这是让上司从多个方案中挑选。
第四，“您是否还有其他的方案？”这是提请上司增加选项的建议，比如：“老板，这里有A和B两种方案，您是否还有其他的方案？”
第五，“……还有这样的方案，您觉得怎么样？”这是引导性的建议，比如：“老板，这里有A和B两种方案，还有C方案，您觉得怎么样？”
第六，“……关于某某方案，您的意见如何？”这是向上司请示意见的建议。
一个好的建议应当是考虑周到、切实可行的；但是又不能太周到，不能让上司感觉没自己什么事。所以秘书给上司提建议时，应给上司留有“补充”的余地。
在提一些原则性或决策性的建议时，秘书一定要先铺垫，营造一个融洽的氛围，千万不能直接提意见，比如，用“也可能是我多嘴，有几句话我还是……”之类的话引出正题，再加上一句：“关于某某问题我是这么看的，不知对不对……”对于这种询问式的提建议方式，上司即使不接受，也不会当场拒绝，这样给双方都留有余地。“……是不行的”这种否定式的建议方式绝对不能用，这种方式最容易引起上司的反感，即使你的建议完美无缺，但也许还没等你说完，就直接被上司否定掉了。
案例出处：
谭一平.《怎样提建议最有效》一平视点[J].秘书,2013(11):23.
谭一平.怎样提建议最有效[J].秘书,2013(08):32-33.
