秘书写作模板
  • 《条例》规定,函“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项” 。
    函是各级各类单位日常工作中使用频率很高的文种,具有应用范围广、制发灵活、事务性强的特点,属于商洽性、问答性公文,不具有强制性或指示性。函主要是平行文,用于平行机关之间或不相隶属机关之间,同时函也可用于上下级机关之间具体问题的商洽、问答,还可用于机关对个人的公务联系,如答复群众来信,人事介绍等。行文自由、使用简便;多用于解决具体事务,内容单一、务实。
        函有公函和便函之分。便函格式简便,不具备国家标准所规定的正式公文格式,可用于一般程序性、事务性的具体事项。在行文中应注意避免随意以请示代替函行文的现象,不能因为某单位掌握有某方面的主管职权就不管对方与本单位的隶属关系而乱用请示;也不能因为有求于人而不管行文关系如何,为办事顺利就随便用请示行文,从而违反行文规则。依据内容性质,函可分问函和复函两大类。
    函的结构与写法:
    (一)问函
    问函是主动向某单位发函,用于商洽工作、询问问题、请求批准有关事项。
    结构:标题+正文+落款
    标题:发文机关+事由+函;事由+函。应注意,问函的文种是“函”,不能写“问函”。
    正文:开头+主体+结尾
    开头:发函的缘由、目的或依据等,请求批准的函应交代清楚理由,以便取得支持。
    主体:商洽工作、询问事项的内容,应把所要商洽的工作、询问的事项表述得明确、具体。措辞宜实在、简明、得体,应使用恳切、商量的语气。
    结尾:“请予支持”,“请予帮助解决”,“请予回复”等结束语。
    落款:发布函的单位名称;签发函的日期。
     
    (二)复函
    复函是问函收文单位回复发函单位,用于对所商洽工作、询问问题以及有关事项的审批与答复。同为答复性公文,复函与批复在撰写中有类似之处。
    结构:标题+正文+落款。
    标题:发文机关+事由+函;事由+函。应注意,复函的文种必须写“复函”。
    正文:开头+主体+结尾。
    开头:复函依据,一般采用引述式开头,告知来文单位来函于某某日期收悉,通常要引述来函的文号、标题,作为复函的缘由。随后表示经过研究后给予答复,使用过渡语如“现对有关事项复函如下”等引出下文。
    主体:针对来文的商洽、请求事项给予具体、明确的答复意见,一般不同意请求事项应在否定意见后阐述相应的理由以及依据。请批函是平行文,主要用于向无隶属关系的主管部门请求、批准,因此复函要注意掌握用语的分寸,切勿居高临下地命令与指示来文单位。
    结尾:“此复”、“专此函复”、“特此函复”等结束语,也可不写结束语。
    落款:发布复函的单位名称;签发或通过复函的日期。