如何安排例会
办会是秘书经常性工作之一，而例会更是秘书要经常参与组织的会议。秘书如何组织好例会呢？可以遵循以下步骤：
一、会前准备
1.确定会议议题、议程
秘书在例会前一两天，要收集会议议题，根据近期单位工作情况和反馈信息，提取亟待解决的问题，形成例会议题，供领导定夺；或者听从领导安排确定议题。之后，根据议题之间的关系拟定会议议程。一般而言，有关联的议题放在一起；重大问题的讨论放在前面，保密性的议题放在后面。
2.发出会议通知
例会是如无特殊情况在预定时间一定会召开的会议，时间、参会人员基本固定。接下来要确定的就是会议地点。一般单位有固定的会议室，如果是多部门公用，那就要提前跟会议室负责人员预定，一般是在年初就把固定的例会时间确定下来，以免每次例会都要去借。会议时间、地点、参会人员、议题确定之后，就可以发出会议通知了。如果需要参会人员提前准备某些材料的，通知中要讲清楚。
3.会前检查
如果有会议材料，要提前准备好。会议材料不能有多少人参会就打多少份，一定要多准备一两份，以防不测。开会前，秘书一定要提前到会议室，逐项检查所需会议用具包括音响设备等，保证一切正常。同时准备必备的会议材料，如签到表、文件袋、会议记录本等。
二、会中工作
1.例会签到
例会因为参会人员固定，可以与会人员逐一签到，也可以秘书代为签到。如果需要发会议材料，签到时，一并发放。
2.会中服务
例会中的秘书工作主要分两部分：一个是会议现场，另一个是办公室。会议现场的秘书工作主要是添茶倒水、做会议记录、帮忙播放多媒体设备等。会议记录要有专人负责，准确、快速、客观地记录发言内容及讨论的主要观点和结论。
除了办公室日常工作之外，例会期间，秘书在办公室主要是处理来电、来访。来电如果不是很紧急，秘书可以先记录下来，会议结束以后通知当事人；内容紧急的，就要直接报告当事人。例会期间来访的客人，一般是无预约者，如果是必须领导接待的客人，秘书可以据实告知领导正在开会，大概什么时间能够结束，请客人决定是去接待室稍候还是先回去。
3.会中主持
如果需要秘书主持会议，就要先进行简短的开场白，然后宣布会议议程，依次进行。会议中，主持人应控制讨论过程，如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身。同时，坚持预定时间，不要拖延。会中主持工作，重点在于把握会议流程，调动会议气氛。
三、会后工作
1.会后信息整理与分析
秘书在例会会后要根据会议记录，对收集到的信息材料进行整理，补充与分析，形成例会报告。
2.上呈领导，材料归档
秘书将例会报告上呈领导。会上形成的决策要做好上传下达，工作完成后，将例会材料以及报告进行立卷归档，以备查考。
