如何做好实物邮件的寄发
秘书的邮件处理工作是办公室日常事务工作，其中就包括了邮件的接收和邮件的寄发，做好邮件处理工作，秘书需要掌握一定的程序和方法。那么如何做好实物邮件的寄发工作呢？一般可以参照以下程序：
一、实物邮件寄发前工作
1.做好邮件的准备工作
在实物邮件寄发前，秘书首先要做好邮件的准备和核对工作。信函起草完毕后，秘书应仔细检查，确保格式正确，保证字句、用词和标点没有错误。待校对完毕以后用A4纸进行打印，核对附件是否已经装订好。保证信件的干净整洁，字迹清晰，确保附件齐全。若是亲笔书写的信函则不需要打印，核对无错即可；若是物件，要妥善安置，保证不损坏。
2.提请领导签发
一般以公司名义寄出的信件应请上司审核后在信件的末尾签字或者加盖公章。秘书在核对完信函之后，应将代领导拟写的邮件打印出来上呈领导审阅，领导签字后才能寄发。如果不合领导意，则拿回重写。除紧急情况的信函必须立即请领导签字以外，一般要寄发的邮件应统一时间交付领导签字。
3.登记存档
领导签字以后，将需要保存的重要信函在登记册上登记，另外复印一份存入档案，以备查考。
二、实物邮件寄发
1.正确书写邮件封面
秘书应根据是发往国内还是国外的邮件，区别填写邮件封面。国内邮件按照正常的邮件格式分别填写寄件人和收件人的姓名、地址、邮编、联系方式等，国外的邮件则注意，寄件人的姓名和地址写在邮件封面左上角或者邮件背面，邮件上只能写一个寄件人姓名，收件人的姓名和地址书写在中间靠右偏下的位置，按邮件水平方向书写，书写顺序是第一行收件人姓名，第二行单位名称，第三行街道名称和门牌号，最后写国名，邮编要写寄达地邮编。
2.核对信息
书写完邮件封面后，秘书要仔细查核邮件，确保附件齐全，邮件格式、姓名、地址、邮编等准确，收件人信息与信笺上的收信人信息一致，邮件性质标记或者邮寄方式标记已经注明。
3.装封
邮件装封前，秘书应注意将邮件中的装订工具取下，如回形针、夹子等，为了方便收件人拆阅，折叠信纸时应将信纸的上下或左右留出1厘米的距离。信件应平整放入信封，可不折叠，也可采用二折法、三折法以保证整齐美观。邮件折叠入封后，要仔细封好开口，贴上邮票。给邮票和封口上胶水时，可以同时使用吸湿器，以免玷污信封。如果是物件则根据物件大小进行包装，防止损坏。
4.交邮
秘书应了解邮政方面的规章制度，依据自己的邮件，选择合适的邮寄方式。对邮件进行分类，大宗的邮件先进行汇总分类，可用平信、国际航空、快递的形式。如果是给据邮件，必须一件一据做到收据号码与邮件号码相吻合，以备万一出差错，可以知道邮件下落。
三、实物邮件寄发后
1.保管收据
在实物邮件寄发后，秘书要保管好收据，可以在邮件寄发途中获取邮件位置信息，也可作为邮件凭证，以备处理突发情况。待邮件收件人接收以后，收据也可归入档案进行保存。
2.通知收件人
在邮件寄发以后，秘书要电话通知收件人，告知收件人已寄出的实物和大概到达时间，并及时核实对方是否收到。
信息社会，实物邮件的邮寄越来越少，一旦使用，必然是重要邮件，所以，秘书更应该引起重视，按照程序，一步一步完成，确保零差错。
