如何进行收文处理
收文处理是秘书“办文”工作中一项极为重要的工作。那么，如何才能更好地完成收文处理呢？具体可参照以下步骤：
一、签收
秘书人员收到来文时，首先要看清是否属于本单位收文，然后清点、核实来文数量，同时，留意文件封套标注的收文单位是否为本单位。确认无误后，检查文件装封是否破散，密封条是否被拆等情况，检查无误方可签字、盖章、标注收文日期。
二、拆封
公务来文均由文件专管人员拆封，其他人员不得拆封。秘书人员在检查封条完好后，可对文件进行拆封（在无领导授权的情况下应及时送往专管人员进行拆封），对于写明某个部门或个人亲收的文件，应登记后转送有关部门或个人签收。拆封时应细心、认真，小心取出文件并逐一清点核对，正件在前，附件在后。
三、核对
文件拆封后，要对照发文通知单核对文件种类和份数。有收文回执的，应在回执单上签字盖章，及时退回发文单位。同时，检查文件是否有未装订、缺页或手续不全等差错，发现问题应及时向发文单位查询。
四、登记
秘书人员对于签收的公文，应先行按照来文单位或部门进行分类登记。登记时，顺序号、收文时间、来文单位、公文标题及文号、密级、份数等事项均需一一登记清楚，必要时还要登记来文单位的联系人和联系电话。书写时应使用钢笔或签字笔，字迹要工整规范，不得随意涂抹。此外，如果收文较多，应分清轻重缓急，优先登记急件和重要文件，一般文件可稍后登记处理。
五、拟办与批办
收文登记后，应填写“公文处理单”，并提出拟办意见。拟办是对来文的办理提出建议和初步意见，供领导人批办时作参考，为方便领导批办，可将来文提出的或与来文有关的文件资料附在来文之后，以供领导参阅。在开展拟办工作时，应认真阅读来文，对来文主旨要有准确的理解与把握，并清楚来文所涉及的工作与相关部门和领导。拟办意见应简明具体、主次分明、考虑周到、切实可行，以提高文件处理效率。对重大问题不便发表意见或提不出具体方案，在“公文处理单”上注明“请xx通知批示”或“拟请xx部门办理”即可。
批办是领导人对文件办理提出批示性意见，对文件的办理起着决定性的作用。批办领导应在批办中表明自己的办理意见，然后签名并注明批办时间。
拟办是批办的基础，但并不是所有的收文都必需经过拟办和批办程序。通常，常规性、参阅性文件往往可不予拟办和批办，需具体办理的文件应进行拟办与批办，以明确承办的部门及处理原则、方法和要求等；有些重大方针、政策性文件和重要指示性文件，虽不需要承办，但也应通过拟办和批办指示文件传达的范围。
六、传阅与承办
传阅是文件运转、传递信息的重要手段，为此后的承办打下基础。文件传阅应先处理重要件、急件，按先办理、后阅知；先主办、后协办的原则依次传阅。除特殊情况外，一般应以文书人员为中心组织文件传阅，保证传阅文件的安全，注意严格按照规定范围传阅，不得随意“横传”。
承办是根据领导的批办意见或有关规定，对文件的具体办理。承办是文件处理中的关键环节，是具体解决问题的重要阶段，承办应符合批办要求。急件通常随到随办，一般文件也应及时办理不得拖延。文件承办人在文件办理完毕之后，对文件办理的经过和结果作简要注明以备日后查考。
七、整理归档
秘书应对处理完毕后具有保存价值或要求保存的文件进行整理归档。归档前应仔细核对检查，包括文件是否齐全完整、文件是否已为处理完毕状态、是否有相关领导的签字或日期等，立卷时应对文件进行分类整理。为便于查找和利用，还应为文档拟写一个简明确切的案卷标题。
