如何组织专题会议
办会是秘书、秘书机构的一项经常性、综合性的工作。在正常的秘书办公中，办会是很考验秘书能力的活动，办会也分很多种，在此主要概述秘书组织专题会议的程序：
一、会前的策划与准备
1.制定会议预案
秘书在得到领导授意组织开展专题会议以后，首先要弄清专题会议的专题、开会目的、大致时间安排以及其他特殊要求。得到领导授意后，秘书部门应开始着手制定会议预案。会议预案须明确与会者、会议时间、会议地点、会议形式、会议目的以及具体的会务工作。会议议题名称的确定，一般是由领导决定，专题会议议题应以领导提出的为准。专题会议的会议名称一般用“单位名称+专题名+专题会议”的形式，比如“徐汇区优化营商环境工作专题会议”。会议议题确定之后，明确主持人以及发言的先后顺序，就可以确定会议议程了。
与会人员的确定。参会人员应是与专题相关的部门工作人员以及相关部门的领导。一般是秘书草拟一个与会人员名单，请领导审核，最终确定。拟定会议议程。
此外，会议预算等与一般性会议并无大的差别，兹不赘述。
2.落实会议预案
落实会议预案首先确定人员分工。一般可设接待组、后勤保障组、安全保卫组等，各组根据预估工作量确定人员数量，明确分工，积极开展工作。然后制发会议通知，会前检查、准备专题会议的资料等都可以一一进行。值得注意的是，秘书一定要亲自检查会场的布置和设备运转情况，确保正常，并做好特殊情况比如突然停电或者某些设备的突发故障的预案。
二、会中服务
1.接待工作
在会议开始前秘书应请与会人员签到，并引导与会人员入座，一切准备就绪后，请主要领导和其他主宾入场。如果有会议材料，也应该在签到时发放，或者事先摆放在座位上。
2.接传电话和送饮料
开会的时候，不是特别紧急的电话打进来，秘书要帮助记录下来，在会议中间休息时将电话记录交给当事人；内容紧急的才立即通知当事人。秘书在开会的时候给代表送饮料，要事先了解他们的爱好习惯，随时提供与会者用的茶水、饮料等。一般是矿泉水事先摆放在会议桌上，不轻易打扰会议。
3.做好会议记录
如果得到领导授意进行会议记录，秘书要按照单位通行的惯例做好记录，速写、电脑速录等均可。
三、会后服务
1.会议善后工作
与会人员离场后，秘书应检查有无参会者遗落的物品，及时联系送还。同时把会议室恢复原样，与会议室管理人员做好交接。
2.整理会议记录
秘书要将会中记录的信息进行整理。如果需要，形成会议纪要，上呈领导审阅。
