如何进行公务接待
高质量的公务接待能够维护本单位或部门的良好形象，展示本单位或部门合作的诚意，无形之中推动相互合作与发展。那么，作为秘书人员，如何才能做好公务接待呢？
一、全面准备
秘书人员得到公务接待任务后，应做好以下三个方面的准备：
1.了解来宾单位、人数、职务、来访目的、联系方式、来访时间及逗留时间，以便开展车辆安排、接待日程安排与计划调整等工作。按照单位具体规定或惯例拟定接待标准并报相关领导审核。
2.根据来宾的情况与来访目的，通报参加此次会晤的领导，如有会议洽谈，应先行准备讲话稿、会议内容、汇报资料等文件。同时通知相关部门及工作人员，做好接待活动的迎宾、会场布置、音响设备、摄影摄像设备的租借、领导坐席安排、指示牌放置等工作。
3.根据来宾相关情况与接待标准预约酒店，并适当准备相关资料、水果、烟酒、茶叶等。
二、热情接待
1.迎接
依据接待标准，分别在机场（车站）、组织门口迎接，迎接时应注意把握时间，通常应提前到达指定迎接地点。接待人员在进行双方介绍时，应严格按照介绍顺序与礼仪进行介绍，如：将主人介绍给客人，将晚辈介绍给长辈，将个人介绍给组织，向女士介绍男士等。在进行双方介绍时，秘书人员应吐字清晰，声音适当，语气平和。“请允许我为您介绍一下，这位是xx公司xx(姓名)经理（职位），这位是我们公司xx（职位）经理xx（姓名）”。应注意的是，在介绍客人时应用“姓名+职位”的格式以表尊敬，此外，在介绍给对方认识时应手心朝上45°对向被介绍人，眼睛望向被告知人，介绍过程中应体态端庄，姿势挺拔。介绍双方后，应在双方互换名片时站在领导后侧方，以示礼节。
2.安排活动
迎接完毕后，应及时引领宾客前往预约好的酒店进行休憩，如果宾客逗留时间较长，第一天可不安排活动，给宾客充分的时间熟悉环境。如逗留时间较短，可在短暂休憩后询问宾客意见，以安排活动。活动内容通常按照事先安排的日程表灵活进行。如有安排会议洽谈，应在客户休憩时，通知有关参与会议洽谈的人员进行准备。活动过程中，如涉及到保密文件、重要会议等，应特别注意保密，既要清楚地介绍单位情况又要注意“内外有别”，对单位机密要严格保守，不宜摄像的场合应提醒参观人员注意。
3.送别
欢送的标准应按照迎接标准进行。送别客人时，应微笑感谢光临。宾客上车时应主动帮忙提行李，宾客上车后，面带笑容挥手告别，通常需等到看不见对方时才可转身离开。
三、事后处理
1.编发新闻稿，及时上传单位网站。
2.及时收录重要来客信息，以方便日后联系。
3.总结接待的经验教训，以利于以后进一步提高接待水平。
4.公务接待过程中形成的资料整理归档。
