如何安排会谈活动
会谈是企业各级管理者经常性的活动。作为秘书，安排会谈就成为秘书工作中的一项常规性工作。那么，秘书应该如何安排好上司的各种会谈呢？
一般而言，会谈主要按照以下步骤进行：
一、选择会谈地点
会谈的常规地点是在主人的办公室或单位会客室、接待室等。接待一般的客人，在主人的办公室即可；接待重要的客人，可以在专门待客的会客室；接待身份极其高贵的客人，可以在档次最高的会客室——贵宾室。一般而言，会客室应选择楼层高、背街的房间。房间应远离大门、远离电梯或楼道，以免外界打扰。
二、布置会谈现场
如果会谈在接待室或贵宾室，秘书应提前布置好现场。会谈室光线应以自然光为主，人造光为辅，光线适中。房间内主色调以乳白、淡蓝或草绿为佳，装潢、摆设的色彩不要超过3种。室内冬天为18至25摄氏度，湿度为30％至80％；夏天温度为23至28摄氏度，湿度为30％至60％为佳。房间内陈设以少为好，不能出现破损。房间内可放置盆花或插花，要经常打理。
某些单位或许会有专职人员管理接待室或贵宾室，秘书应提前向管理人员预约，确保接待室或贵宾室可以按时使用。会见之前，不管有多忙，秘书都应提前到预定场所检查，一是检查场所是否整洁，是否需要整理甚至打扫；二是检查所需物品，比如开水、茶叶、茶杯、咖啡等是否按照接待标准配备。检查完毕，应对接待场所进行必要的通风，以保证空气清新，如果需要开空调或加湿器，也应一并处理。
三、安排会谈座次
会谈不管是在会客室，还是在接待室、贵宾室，都应安排好座次。安排座次应遵循以下原则：
1.面门为上。采用“相对式”就座时，以面对房门的座位为上座，应让给来宾；背对房门为下座，主人在此就座。
2.以右为上。采用“并列式”，即宾主双方面对正门并排就座时，以右侧为上，当请来宾坐；以左为下，主人自己就座。
3.居中为上。如果来宾较少，接待方参加者较多，可以由接待方人员以一定方式围坐在来宾两侧或四周，请来宾坐在中央。
4.以远为上。如果接待室没有面对房间的正门，而是在房内左右两侧中的一侧，距离房门较远的位置为上，应请来宾入座；距离房门较近的位置为下，主人应在此就座。
5.佳座为上。如果以上情况都不适合，就以座位好坏定座次。一般而言，长沙发优于单人沙发，应请最尊贵的来宾就座，其次是椅子、凳子。同是椅子或凳子，座位较高者为尊，宽大舒适者为尊。
总之，领导之间的会谈多涉及单位重要事项，秘书要慎重对待。虽然安排会谈没有很大的技术含量，但细节不容忽视，否则，会给约见带来不可估量的损失。
