秘书写作模板
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    通知
    《条例》规定,通知“适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文” 。
     通知是法定公文中使用最为频繁的文种。通知的使用范围极广,不仅作者范围广泛基本没有限制;行文方向既是下行文,又是平行文。按通知的内容性质分,通知的类型亦丰富多样:包括指示性通知、批转与转发性通知、知照性通知、任免通知、会议通知等。
    (一)指示性通知及其结构与写法
    指示性通知主要用于本机关权力范围内对下级机关布置与指导工作、传达指示精神要求下级机关贯彻执行。指示性通知的内容,实质上是传达某项具体的指示,因此,指示性通知的政策性、权威性、针对性和指导性较强。
    结构:标题+正文+落款。
    标题:发文机关+事由+通知。
    正文:开头+主体+结尾。
    开头:通知缘由,通知的背景或意义,当前存在的问题及其原因。也有的写通知的依据和目的。由“特作如下通知”或“特通知如下”等转按语领起,过渡到主体部分。
    主体:通知内容,在指示性通知中,上级机关需要对下级单位发布指示、阐述原则、部署任务、提出方法、措施和步骤等,要求下级机关办理执行。如果内容比较多,可加序号以分条列项形式写,而上述内容通常可提炼成每一段的主题句放在该段的段首。指示性通知的内容措施撰写要符合实际,切实可行;文字要清晰明了、准确精炼,以便下级机关掌握和贯彻执行。
    结尾:指示性通知往往在结尾处提出贯彻执行的有关要求,语气要严肃、庄重,也可以“望认真贯彻执行”等结尾。还可以不单独结尾,以正文的完结而结束。
    落款:发布通知的单位名称。日期为签发或通过通知时间。
    【参考例文】
    ××县人力资源和社会保障局关于将食品安全教育纳入职业技能培训内容的通知[1]
    各民办职业培训学校:
    近来,由于一些餐饮、服务业工作者缺乏食品安全知识,先后发生了××起顾客食物中毒事件。为了保障公众的身体健康和饮食安全,根据市人力资源和社会保障局《关于将食品安全教育纳入技工教育和职业技能培训内容的通知》(×××〔××××〕318号)的精神,现就将食品安全知识纳入相关教育和培训内容的要求通知如下:
    一、充分认识食品安全知识的重要性
    掌握食品安全知识是餐饮、服务业工作者做好工作的前提和基础。各民办职业培训学校要充分认识食品安全知识对于相关行业的重要性,不仅要提高学员个人的食品安全意识,更要将食品安全教育融入职业道德教育,通过教育增强学员的公共食品安全意识。
    二、严格规范食品安全课程的开设
         1.必须将食品安全教育作为一门课程纳入相关教育和培训的教学计划,包括中式烹调员、餐厅服务员、公共营养师、营养配餐员、育婴员、家政服务员等的技工教育,以及就业技能培训、企业职工岗位技能提升培训等的职业技能培训。未纳入者,其开班计划将不予审批。培训课时不少于每周××小时。
         2.不属于上述范围的专业培训,可将该课程设为选修课,或酌情减少培训课时。
    三、建立食品安全教育考核、监督体系
    将食品安全教育纳入民办职业培训学校的日常考核和年度检查工作。日常考核为不定期抽查,一学年不少于两次;年度检查为每学年末由各培训课负责人提交培训成果。日常考核与年度检查结果均须在学年末交于我局培训科。
    (联系电话:××××××× 联系人:×××)
    ××县人力资源和社会保障局
    ××××年 10 月 31 日
     
    (二)批转性通知及其结构与写法
    批转性通知是上级机关批转下级机关的公文时使用的一种通知。
    批转性通知用于上级机关针对下级机关报送的文件进行批示,并把批示意见和所报文件转而发给所属有关机关、部门,以实施领导、指导职能。因此,批转文件受机关等级和组织系统的严格制约。被批转的文件一般具有参照执行的价值,批转性通知通常带有指示性质,要求有关单位参照执行。上级机关对下级机关“请示”的批转具有批复和批转双重作用,它既是对请示单位所作的批复,又批转给其他各个相关下属单位遵照执行。
    结构:标题+正文+落款。
    标题:发文机关+事由(批转+被批转文件的标题)+通知
    正文:首先写明被批转的文件的全称和文号,并对所批转文件表明“同意”等批示性意见或评价,如“国务院同意国务院证券委、中国人民银行、国家经贸委《关于严禁国有企业和上市公司炒作股票的规定》”,使用“请遵照办理”、“请研究执行”、“请认真贯彻执行”等词语阐明批转下发该文的目的和要求。有的批转性通知还要在上述内容后作出具体的指示性意见,以提高受文机关对该项工作的认识并更好地在实际工作中贯彻落实文件精神。
    落款:发布通知的单位名称。署上日期。
        【参考例文】

    国务院批转《国务院证券委、中国人民银行、国家经贸委
    关于严禁国有企业和上市公司炒作股票的规定》的通知
                   
    各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构:
    国务院同意国务院证券委、中国人民银行、国家经贸委《关于严禁国有企业和上市公司炒作股票的规定》,现发给你们,请认真贯彻执行。
    附件:《国务院证券委、中国人民银行、国家经贸委关于严禁国有企业和上市公司炒作股票的规定》
     
                                         国务院
                                        ××××年5月21日
     
    (三)转发性通知及其结构与写法
    转发性通知用于转发上级机关和不相隶属机关公文时使用的一种通知。
    转发性通知使用较广,可以转发上级机关的文件,也可以转发下级、平级和不相隶属机关的文件,即转发文件不受机关等级和组织系统的制约。下级机关报来的文件若反映内容是领导机关要求其他下属单位贯彻执行的原则性、规定性意见,对工作具有执行意义的,如重要的工作意见、建议、措施等,应用“批转”;若来文属仅供其他单位参考、了解的试行性、非规定性内容,则用“转发”。
    结构:标题+正文+落款
    标题:发文机关+事由(转发+被转发文件的标题)+通知
    正文:首先写明被转发文件的全称和文号,但不得对所转发文件表示批示性意见,如“同意”等,在此基础上,通常根据不同的情况使用“请遵照办理”、“请研究执行”、“请认真贯彻执行”等词语阐明转发该文的目的和要求。与批转性通知类似,有的转发性通知还要在上述内容后作出具体的指示性意见。
    落款:发布通知的单位名称并署上日期。
     
    (四)知照性通知及其结构与写法
    知照性通知用于告知有关单位或个人需要了解或需办理的事项。此类通知的使用非常广泛。包括仅需了解而不需办理的事项,如印章的启用,成立、调整、撤销某个机构等,也包括不仅了解还需办理的事项,如通知办理某项事务等。
    结构:标题+正文+落款
    标题:发文机关+事由+通知
    正文:开头+主体+结尾
    开头:通知缘由,阐述通知的背景、依据或目的。
    主体:通知事项,写明事项如何办理、提出要求。应比较具体,注意将通知中所涉及事项的时间、地点、活动内容、联系方式等要素必须交代清楚、确保无误,使受文单位准确掌握。
    结尾:“特此通知”,也可根据具体情况省略结尾语。
    落款:发布通知的单位名称及签发通知日期。
     
    (五)会议通知及其结构与写法
    会议通知应用极为广泛,从性质看会议通知可归类为知照性通知的一种,但相较于一般的知照性通知,会议通知的撰写有其独特性。
    结构:标题+正文+落款
    标题:发文机关+事由+通知;事由+通知;会议通知。
    正文:开头+主体
    开头:先通知缘由、背景、意义。
    主体:会议通知具体内容,包括会议名称、会议目的、会议内容、会议时间(会期)、会议地点、与会人员范围(人数)等要素。写法较自由,为使结构清晰明了,可分条列项具体阐述,并将要素分别置于各条之首。
    落款:发布通知的单位名称及签发通知日期。超过半天的会议,应注明会期。有些大型会议还要求提前以回执形式报告参加会议的人员名单如姓名、职务、职称、性别等,回执可写在会议通知最后或作为通知的附件。若报到日期及地点与实际开会时间、地点不同,则均应写明,还应写清食宿、交通费用的负担问题。一些会议还会有附加通知事项,如要求携带文件、资料等,均应在通知中交代清楚。会议通知的撰写关键在于周全、准确,确保要素事项无一缺漏。同时,会议通知应写清交通路线、联系方式,尽量为与会者提供便利。此外,会议通知的撰写、发出还应有提前量,以便与会者事先准备。
     
    (六)任免性通知及其结构与写法
    任免性通知用于有关人员的任免或聘用事宜。颁发任免性通知是人事任免、聘用中一个必要的程序。
    结构:标题+正文+落款。
    标题:发文机关+事由+通知;事由+通知。
    正文:开头+主体。
    开头:先通知缘由、背景,任免性通知撰写通常比较简单,这部分常略去。
    主体:通知具体内容,一般只要写明决定任免的机关、会议或依据文件,任免人员的具体职务以及任免的时间即可。
    落款:发布通知的单位名称。
    日期:签发或通过日期。

        [1]黄月寒.评析一篇公文[J].秘书,2007(09):39-40.